Disponibilità liquide

7.6.4.      Funzionamento del fondo economale

Il CdA individua con propria delibera gli agenti contabili responsabili della gestione dei fondi economali di cui all’art. 27 del Regolamento AFC, sia di pertinenza dell’AG sia di pertinenza dei CGA. Nella delibera viene specificato:

• il ruolo istituzionale rivestito dall’agente contabile;
• la struttura di riferimento;
• il limite massimo di giacenza del singolo fondo;
• il massimale annuo gestibile attraverso il fondo economale;
• il Responsabile unico di Ateneo tenuto alla verifica/controllo amministrativo previsti dalla vigente normativa sulla tenuta dei fondi economali, alla presentazione del conto giudiziale aggregato alla Corte dei conti nonché all’aggiornamento periodico dell’Anagrafe degli agenti contabili, istituita presso la Corte stessa.

Gli agenti come sopra individuati provvedono al pagamento delle piccole spese entro i limiti e le modalità di seguito definiti.

L’agente contabile è dotato all’inizio di ciascun esercizio di un fondo cassa economale di un importo non superiore a quello indicato nella delibera del CdA sopra citata, reintegrabile durante l’esercizio previa presentazione del rendiconto delle spese già sostenute, entro il limite del massimale deliberato. Per particolari esigenze e per periodi di tempo limitati l’importo massimo del fondo può essere elevato con provvedimento del CdA. Il funzionario competente dell’AG di norma può provvedere con il fondo economale al pagamento di spese di importo non superiore ad euro 500,00 (IVA esclusa).

È fatto esplicito divieto di frazionamento delle spese al solo fine di non superare il limite di importo sopra indicato.

Tenuto conto di quanto previsto dalla normativa vigente in tema di fatturazione elettronica, la spesa effettuata per il tramite del fondo economale deve essere debitamente motivata nella richiesta con documenti amministrativi e opportunamente rendicontata, attraverso documenti giustificativi quali lo scontrino fiscale – purché in esso appaia la natura della spesa stessa – ovvero ricevute fiscali e altri documenti contabili nel rispetto di quanto previsto dall’art. 17 ter del D.P.R. n. 633/1972 e s.m.i..

I pagamenti sono contabilizzati, dagli agenti contabili, negli appositi registri di cassa informatici tramite il software di contabilità in uso all’Ateneo. Le registrazioni contabili sono effettuate non appena le operazioni di spesa sono compiute e, in ogni caso, entro e non oltre la fine del relativo mese. Contestualmente alla registrazione dell’operazione sul registro di cassa, l’agente contabile deve provvedere all’iscrizione del costo in contabilità economico-patrimoniale.

I reintegri del fondo e gli eventuali incassi (ad esempio per accessi agli atti) sono registrati dagli agenti contabili, negli appositi registri di cassa informatici tramite il software di contabilità in uso all’Ateneo. 

Stampe dei registri di cassa, prodotte con cadenza trimestrale, sono sottoposte al Collegio dei Revisori dei conti che verifica la regolarità amministrativa e contabile delle spese sostenute e rimborsate per il tramite del fondo economale.

Le disponibilità al 31 dicembre del fondo sono versate dall’agente contabile nel conto dell’Università presso l’Istituto Tesoriere.

Con riferimento a tale data l’agente contabile è tenuto a: i) stampare il registro di cassa; ii) sottoscriverlo, iii) conservare agli atti il registro in originale corredato dei documenti giustificativi e iv) trasmettere copia del registro sottoscritta in originale al Responsabile unico di Ateneo entro il termine di sessanta giorni dalla chiusura dell’esercizio amministrativo.

Il Responsabile unico di Ateneo provvede alla parificazione del conto con l’Istituto Tesoriere e alla presentazione del conto giudiziale, unitamente alla relazione del Collegio dei Revisori dei conti, al CdA entro il termine di approvazione del Bilancio unico d’Ateneo di esercizio. A norma dell’art. 139 del D.Lgs n. 174/2016, il Responsabile del procedimento, entro trenta giorni dall’approvazione del bilancio di esercizio deposita il conto giudiziale, corredato dalla relazione del Collegio dei Revisori dei conti, presso la sezione giurisdizionale territorialmente competente, mediante modalità telematica sul portale della Corte dei conti denominato «Sireco».

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