Bilancio unico di Ateneo d’esercizio

6.4.          CICLO INVESTIMENTI

6.4.1.      La gestione degli investimenti

Il ciclo degli investimenti comprende tutti gli eventi contabili relativi al reperimento dei finanziamenti, alla programmazione, all’acquisizione ed alla gestione degli elementi del patrimonio aziendale.

L’attribuzione del budget alle strutture dirigenziali secondo le modalità descritte nel precedente paragrafo 5.1.1 costituisce delega all’esercizio dei poteri di spesa di cui all’art. 5 del Regolamento AFC, nel rispetto delle soglie previste.

Le principali fasi del ciclo degli investimenti sono di seguito sinteticamente richiamate:

• definizione della programmazione degli investimenti e del piano dei lavori pubblici;
• acquisizione e gestione delle fonti di finanziamento;
• procedure per l’acquisizione dei beni ad utilizzo pluriennale;
• gestione delle manutenzioni straordinarie;
• realizzazione degli inventari periodici;
• protezione e salvaguardia dei beni (mobili e immobili) del patrimonio.

6.4.2.     La gestione contabile del patrimonio

Il patrimonio è costituito dal complesso delle attività e passività reali e finanziarie di cui l’Ateneo dispone per il perseguimento dei propri fini istituzionali. Le attività al netto delle passività rappresentano il patrimonio netto dell’Ateneo.

Le attività connesse al patrimonio sono rappresentate dalle immobilizzazioni immateriali, materiali e finanziarie, vale a dire beni o costi pluriennali, che manifestano i benefici economici lungo un arco  temporale di più esercizi e non solo in quello di sostenimento dei costi.

La gestione delle immobilizzazioni consiste nell’attuazione di un sistema di registrazioni inventariali e contabili e nell’attuazione di un sistema di attribuzioni di responsabilità e di controlli con lo scopo di:

• controllare e aggiornare la consistenza del patrimonio;
• vigilare sulle modalità di utilizzazione, custodia e conservazione dei beni che fanno parte del patrimonio;
• predisporre un sistema di indicatori per valutare la produttività in termini di efficacia ed efficienza dei servizi universitari erogati rispetto alle risorse patrimoniali impiegate;
• fornire e realizzare flussi di informazioni sul patrimonio.

Beni di proprietà

I beni immobili e mobili che entrano nella disponibilità dell’Ateneo a seguito di acquisto, donazione, costruzione o altro, in quanto beni di proprietà sono soggetti a inventariazione, secondo le modalità e salvo le eccezioni previste dalle norme interne di gestione proprie dell’Ateneo. Sono iscritti nell’inventario dei beni ammortizzabili tutti i beni mobili che non abbiano carattere di beni di consumo e il cui valore sia superiore a Euro 200,00 (duecento), IVA compresa. Tale limite di valore non trova applicazione per quei beni che, pur avendo un valore inferiore a Euro 200,00 se singolarmente considerati, costituiscono un’universalità di mobili in quanto complessi di cose, più o meno omogenee, unificate dalla destinazione unitaria e permanente (ad esempio arredi di aule o uffici). In tal caso ciascuno dei beni mobili costituenti l’universalità sarà singolarmente inventariato e nella descrizione del carico dovrà essere indicato il legame con l’universalità di cui fa parte.

Non devono essere inventariati i beni che per loro natura sono consumabili, pertanto non sono suscettibili di fornire un’utilità pluriennale all’Ateneo, a prescindere dal valore. Tali beni saranno imputati, nell’anno di acquisto, al CE dell’esercizio. Al fine di uniformare quanto più possibile i criteri di patrimonializzazione, così come stabiliti dai principi contabili, si riporta di seguito un’elencazione di fattispecie di beni che, indipendentemente dal costo di acquisto, non rivestono la caratteristica di beni immobilizzati:

• Beni soggetti a facile consumo o deterioramento: come è implicito nel concetto stesso di immobilizzazione, i beni di consumo, che non hanno utilità pluriennale per l’Ateneo, non possono essere patrimonializzarli poiché, inventariandoli, si contraddirebbe il principio contabile di riferimento;
• Materiale tecnico, scientifico e didattico di consumo: come il punto precedente;
• Software in licenza d’uso con canone annuale: nel paragrafo 7.1.1. è indicato che “…i costi per il software applicativo acquistato a titolo di licenza d’uso a tempo determinato con pagamento di un corrispettivo periodico sono imputati a CE quando sostenuti”;
• Accessori hardware (tastiere, mouse, chiavette USB, web cam, hard-disc esterni ecc.);
• Componentistica interna dei personal computer e di altri prodotti hardware, quando acquisita separatamente;
• Parti di ricambio di beni già inventariati;
• Tende e tendaggi, se non di particolare pregio artistico e/o antiquario;
• Beni destinati a donazioni ed onorificenze, quali targhe, medaglie, coppe ecc.: non essendo destinati a produrre utilità pluriennale per l’Ateneo sulla base della destinazione ad essi attribuita, non possono essere patrimonializzarli poiché, inventariandoli, si contraddirebbe il principio contabile di riferimento;
• Beni destinati a donazioni in occasione di congressi (gadgets ecc.): come il punto precedente;
• Manuali per la didattica ed altre pubblicazioni ad uso degli uffici: nel paragrafo 7.2.2. è indicato che “il materiale librario acquistato non per costituire raccolta, ma per essere distribuito quale strumento di lavoro, di formazione o aggiornamento professionale… non entra a far parte del patrimonio librario, ma il relativo costo è iscritto a CE nell’esercizio in cui avviene l’acquisto”;
• Riviste e banche dati on-line;
• Divisori per scrivanie e paraventi, se non di particolare pregio artistico e/o antiquario;
• Lampade da tavolo, se non di particolare pregio artistico e/o antiquario;
• Appendiabiti, se non di particolare pregio artistico e/o antiquario.

L’inventario viene chiuso alla fine di ogni esercizio e riaperto all’inizio del successivo.

Le risultanze patrimoniali del sistema informativo contabile devono essere riconciliate con i valori inventariali del Registro dei beni ammortizzabili.

Beni di terzi

I beni immobili e mobili che entrano della disponibilità patrimoniale dell’Ateneo a titolo diverso dalla proprietà non sono soggetti a inventariazione. Si tratta di beni di terzi che, a diverso titolo (deposito, comodato, custodia ecc.), si trovano presso l’Ateneo. Vanno iscritti nei conti d’ordine i beni di terzi nel momento in cui se ne assume la custodia, con relativa responsabilità. La loro indicazione evidenzia il rischio che l’Ateneo si è addossato per effetto della custodia e gli eventuali oneri che potrebbero derivarne, quindi qualora tali beni siano coperti da contratto di assicurazione la rilevazione nei conti d’ordine non deve essere effettuata. La rilevazione iniziale dei beni di terzi presso l’Ateneo è effettuata al valore corrente di mercato, se disponibile, o al valore desunto dalla documentazione esistente negli altri casi.

Le spese di manutenzione straordinaria sostenute sui beni immobili di terzi sono iscritte tra le immobilizzazioni immateriali nella voce “Altre immobilizzazioni immateriali”.

Consegnatario e sub consegnatario dei beni mobili e immobili

La custodia, la conservazione e l’utilizzazione dei beni immobili e mobili, registrati nell’inventario, è affidata ad agenti responsabili costituiti da consegnatari, sub consegnatari e utilizzatori ai sensi del Titolo III del Regolamento AFC.

Il consegnatario dei beni mobili deve curare che vengano correttamente svolte le seguenti operazioni, avvalendosi dei servizi competenti alla gestione del patrimonio, alla contabilità e al Bilancio che hanno l’obbligo di adempiere a quanto segue:

• l’aggiornamento delle scritture inventariali nel sistema contabile, la redazione e sottoscrizione dei buoni di carico per l’introduzione dei beni inventariati e dei buoni di scarico per la cancellazione degli stessi dall’inventario;
• l’identificazione dei beni mobili, anche mediante applicazione delle etichette inventariali ove prescritte;
• la verifica dei beni iscritti a inventario alla fine dell’anno solare.

Il sub consegnatario, laddove nominato, o l’utilizzatore deve provvedere alla custodia, alla conservazione e all’utilizzazione dei beni affidati alla sua responsabilità. Egli assume i seguenti compiti:

• conservazione dei beni custoditi;
• richiesta di modifica dell’ubicazione o di trasferimento ad altro sezionale dei beni che siano trasferiti stabilmente in spazi affidati ad altri consegnatari o sub consegnatari;
• provvedimenti relative agli interventi di manutenzione o riparazione o sostituzione di beni deteriorati, danneggiati o perduti;
• denuncia di eventi dannosi fortuiti o volontari.

Laddove non sia possibile indicare uno o più consegnatari il bene rimane in carico al consegnatario generale dei beni immobili.

La programmazione della regolare manutenzione ordinaria e straordinaria dei beni immobili e della relativa esecuzione e attuazione delle misure di sicurezza sui luoghi di lavoro è esclusiva competenza dell’ufficio competente in materia di edilizia.

Buoni di carico

Il buono di carico dei beni mobili deve consentire l’identificazione univoca del bene a cui si riferisce, fornendo:

• la denominazione e la descrizione secondo la natura e la specie;
• l’ubicazione;
• gli estremi del sezionale di riferimento e del relativo centro di responsabilità;
• il tipo di carico;
• gli estremi del fornitore e della fattura in caso si tratti di un acquisto;
• il valore, la quantità, il numero di inventario riferito al sezionale e all’Ateneo.

Il buono di carico dei beni immobili può far riferimento a dati memorizzati internamente al sistema contabile o esternamente ad esso, presso altro archivio; il buono di carico conterrà certamente le seguenti informazioni:

• i dati identificativi del bene immobile, l’ubicazione, la destinazione d’uso dei locali e la superficie lorda;
• il titolo di provenienza, le risultanze dei dati catastali e la rendita catastale;
• il valore di acquisto o di costruzione del bene; in caso di lasciti, donazioni o successioni il valore del bene è quello indicato nel titolo di donazione o di successione.

I beni acquistati sono da inventariare al prezzo di acquisto, diminuito di eventuali sconti, aumentato dell’IVA solo se il bene viene acquistato per fini istituzionali e di eventuali oneri strettamente connessi al bene stesso quali per esempio spese di trasporto, spese doganali ecc.

I beni ricevuti a titolo gratuito in conseguenza di atti di liberalità sono inventariati al valore di stima o di mercato qualora non siano corredati di documenti giustificativi originari (ad esempio atto di donazione, stima, perizia).

Scarico dei beni

Lo scarico inventariale dei beni mobili consiste nella cancellazione dall’inventario dei beni che cessano di far parte del patrimonio dell’Ateneo a qualunque titolo (inservibilità, furto o smarrimento, distruzione ecc.) ed è disposto dal consegnatario, su proposta dell’utilizzatore o del sub consegnatario, sentito il parere obbligatorio di apposita commissione scarichi laddove i beni abbiano singolarmente valore uguale o superiore a Euro 50.000.

Lo scarico inventariale dei beni immobili avviene in seguito a delibera del CdA che per vendita od altre cause ne stabilisca la cancellazione dal patrimonio dell’Ateneo.

Lo scarico è formalizzato con apposito buono firmato dal consegnatario. Il valore dello scarico è quello che risulta dalle scritture contabili e patrimoniali al momento dell’effettuazione del provvedimento amministrativo

Trasferimento di beni tra centri di responsabilità

È possibile il trasferimento interno di un bene tra CdG/CdR, qualora sia adeguatamente funzionante e non più necessario ad un centro, ma utile ad un altro.

Ricognizione inventariale

Ogni CdG/CdR in cui è articolato l’Ateneo dispone la ricognizione inventariale generale dei beni mobili ad esso afferenti. Essa deve avvenire almeno ogni cinque anni. Il Consiglio di Struttura o il Consiglio di Amministrazione delibera l’avvio della ricognizione e il termine di conclusione della procedura ed individua una Commissione con il compito di coordinare le operazioni di ricognizione.